專案背景

在產品早期面對小型客戶的需求，系統僅依賴軟體來控管人員進出，採用簡化的名單指派方式來達到控管。但隨著系統從服務數十人的小型客戶，擴展至管理數百名員工、跨樓層門禁的企業環境時，開始出現了以下問題：

1. 擴充性受限： 面對較大規模的複雜組織，原本簡化的設定介面缺乏彈性，導致使用者設定效率低落。

2. 穩定度瓶頸： 純軟體控制在面對網路或硬體離線時，資料更新若延遲可能發生判定錯誤得問題。

3. 硬體效能浪費： 門禁機本身已具備進出控管的功能，但舊版系統並未支援，導致硬體效能浪費。

設計策略

在與 PM 拆解需求背後的實際使用情境後，我們將目標策略訂定在以下：

1. 完整支援硬體：透過 UI 重構，全面解鎖門禁機既有的進出控管功能，確保在網路異常時，企業的實體資安與通行判定依然能穩定運作。

2. 操作流程重塑：將生硬的「時段設定」及「通行權限配置」，轉化為較符合使用者直覺的操作，大幅降低學習成本與操作迷航的風險。

3. 同步狀態與自主排錯：針對軟硬體資料同步流程，導入即時狀態追蹤機制。不僅將同步進度與錯誤節點完整可視化，更賦予管理者「自主排錯與重新觸發」的能力，有效降低後續客服支援成本。

核心挑戰

架構建立：人、時間、裝置三模組獨立

1. 介面佈局：將「人」、「時間」與「裝置」完全獨立為三個模組入口。管理者只需像拼積木一樣，將對應的時間與裝置綁定至特定的群組，大幅降低了權限管理的維護成本與出錯率。

2. 導入 RBAC 權限架構：將零碎的人員名單收整為通行群組，未來即使企業內部人員頻繁流動，也不需再重頭設定。

3. 雙向指派： 考量到不同的使用情境，提供雙向指派的彈性，讓不同角色的管理者都能用最直覺的方式提升設定效率。

時間衝突問題

確定了以上的邏輯後，我們也面臨了一個問題，當員工同時隸屬「多個通行群組」，且在同一台門禁設備上被指派了不同的時間規則，就會導致時段重疊，設備將無法判定該以哪個時段為主，導致系統錯亂。

1. 初始提案：優先權邏輯的盲點

PM 與 RD 初期討論採用「自訂優先權」的方式，讓使用者決定通行群組的優先順序。但這並未解決底層問題，若使用者將兩個群組設定為相同的優先級，系統依然會面臨無法判定的情況。且這樣的設定在群組數量龐大時，會產生極大的認知負擔，一旦發生衝突的錯誤，使用者也會在複雜的設定頁面中迷航，找不到錯誤根源在哪裡。

2. 設計端的理想提案：混合架構的解法

為了解決以上痛點，我提出了透過「基礎限制 ＋ 進階規則」的混合架構。限制一般人員只能存在單一群組，特殊情況則走進階規則，可透過選擇多個通行群組，並由系統在介面上直接視覺化預覽合併後的通行時段，由使用者自行檢視結果並建立規則。

架構取捨

起初，新提案的體驗設計與架構流程獲得了團隊的高度肯定。但在深入評估時，RD 指出門禁硬體對時間規則設有數量上限。若開放多時段合併功能，可能產生難以預估的交叉資料量，連帶引發後續資料清除的系統效能問題。

在資料量不可控且專案有時間壓力的雙重考量下，團隊達成共識，第一階段先採用優先權的邏輯進行規劃，以確保系統的絕對穩定。這也讓我知道好的設計決策，不只是找到最佳解，而是找到當下條件下能真正被執行的解。儘管設計未能立即落地，但團隊一致認同此方案是兼顧商業需求與使用者體驗的最優解。因此將其保留，成為後續第二階段開發的優化方案。

AI 協作的嘗試

在這個專案中，我嘗試將 Figma Make 融入三個設計階段，用 AI 加速驗證、縮短探索時間，透過這樣的協作發現 AI 不僅可以作為產品夥伴，同時能加速產出，幫助我提前發現盲點，但也意識到即使 AI 讓流程變得快速，但每一個設計決策仍由我主導判斷與收斂，才能達到最好的成果。

規格確認與邏輯除錯

將初期的需求規格餵給 AI 後，透過其生成的介面，發現了團隊在邏輯理解上的落差與盲點。這幫助我們在實際進入開發前，提早重新對齊規格定義，成功避免了潛在的重工成本。

AI 對原始需求的兩種極端解讀

重新釐清規格後，收斂及延伸出更符合體驗的方案

靈感擴展與視覺收斂

參考 AI 生成的佈局邏輯，我修正了系統零碎的選單框架。將原本散落在側邊欄的複雜設定，收斂為「時段規則」與「通行群組」兩條核心動線。這不僅大幅縮短了前期的探索時間，更從根本解決了使用者的認知負荷。

打造高擬真提案 Demo

運用 AI 工具快速將理想提案轉化為具備互動性的 Demo。透過具象化的動態展示，讓 PM 與 RD 能直接體驗新的設計方案，大幅提升了跨部門溝通的效率與提案說服力。

透過 AI 模擬認知走查

由於使用者研究的時間與金錢成本較高，透過 AI 模擬模擬使用者在初次操作、日常維護情形的認知走查，針對設計流程進行盲點檢驗。

最終介面展現

時段規則與通行群組設定，採優先權邏輯確保系統穩定性

時段建立介面：將硬體的時間規則限制，轉化為視覺化的直覺操作流程